正确管理IT始于合理规划IT并创造价值|精选

现实情况是，在每个任务、流程和结果都取决于某些技术组件共同正常运转的一个经济环境中，CIO的职责可能是无限的。因此，构成当今优秀 IT领导者的诸多因素决定了在有无限可能的情况下，IT 工作应走向哪里。

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如果你想了解大数据总结出当今 IT 领导者所面临的主要难题，那么数字如下： 据“信息和软件质量联盟”估计，美国每年因软件质量差而造成的损失至少有 2.41万亿美元，占 GDP 总量的 9.4%。

总的来说，如果CIO们能够“正确管理 IT”，从宏观上讲，我们可以节省数万亿美元。但问题是：尽管CIO这一头衔已经存在了 42年，但CIO应该做哪些工作，这仍是一个被激烈争论的话题。我们(生活在数字时代，并在信息经济中工作)能否明确地说：“X 公司的 IT 管理工作是正确的，而 Z公司的 IT 管理工作是错误的?”是否有一个衡量“IT 工作正确/错误”的标准?

现实情况是，在每个任务、流程和结果都取决于某些技术组件共同正常运转的一个经济环境中，CIO的职责可能是无限的。因此，构成当今优秀 IT领导者的诸多因素决定了在有无限可能的情况下，IT 工作应走向哪里。

筛选 IT 资产

面对当代潮流的压力，我忍不住会问 ChatGPT：“CIO们应该把时间花在哪里?”

ChatGPT 列出了IT 领导者应重点努力的 10 个领域：

这是一个相当不错且涵盖大多数关键基础工作的清单。但正如你对生成式 AI 的预期，它缺乏紧迫性、组织策略的人情味以及灵魂。

作为CIO，由于担心 Whisperer 公司受到 AI聊天界面的威胁，我决定收集一些非算法的直接证据。我让一群高管完成以下句子，“CIO应该管理……”，然后我提出了一个自认为可能是很明确的问题，即“CIO们应负责哪些工作?”

谢丽尔·史密斯曾担任麦克森公司(McKesson，财富 500 强企业第七名)和西捷航空(WestJet，加拿大第二大航空公司)的CIO，是《数字化转型前的一天：为商业领袖解锁数字化转型》一书的作者，也是弗吉尼亚州乔治梅森大学“数字化转型实施”IT硕士学位课程的客座讲师。她始终非常务实，并认为CIO只要做好 IT 的一些基础工作，就能为企业节省数百万美元。

20 世纪 90 年代末，当时史密斯在Verizon)负责内部系统，是CIO拉尔夫·斯金达(RalphSzygenda，后来担任通用汽车公司的CIO)的下属。史密斯告诉员工：“不要打印任何报告，停止打印任何报告。”

当时，网上什么都没有。当一位高管进来大喊“我的报告在哪里?”时，团队会弄清楚需要使用什么应用程序，以及谁是负责人。“我们发现很多东西没有人关心。”史密斯说。

她补充说，这一经历凸显出一个最普遍存在且很容易实现的 IT 价值：关闭那些不必要的应用程序。企业拥有了太多的软件。

尽管我们可能永远都不会有一个普遍接受的 IT 衡量标准，但作为一个起点，我们可以停止在自己不需要的 IT 上花钱。

处理过剩问题

IT 财务管理(有时被称为财务运营)在许多企业中被忽视。令人惊讶的是，很多企业并没有很好地处理正在使用的 IT资源。另一种说法是：高管们不知道他们正在把钱花在哪些 IT 领域。

CIO们需要使 IT 开支完全透明。高管们需要知道劳动力成本是多少，应用程序成本是多少，以及支持这些应用程序的硬件和软件成本是多少。

企业需要知道其每一天、每一月、每一年的各方面运行情况。IT 资源需要与业务部门相匹配。IT 部门和业务部门需要坦诚地讨论 IT资源对他们的重要性–是一级资源?还是二级，或三十级?

在数据管理领域也是如此。企业拥有过多的数据。不要再花钱去存储那些自己不需要和不使用的数据。总部位于挪威的 Infotechtion 公司的首席执行官Atle Skjekkeland 和富达公司 (Fidelity) 的前高管约翰·奇克林 (John Chickering)都坚持认为，企业“应定义自己最重要的数据，弄清楚这是什么数据，保护这些数据，然后删除其他数据。”

信息管理界使用的一般经验法则(如 AIIM、ARMA、NARA)是，存储数据中约 68% 是垃圾数据，约 25% 是有价值数据，5%符合管理保存要求，2% 可以依法保留。

如果超过三分之二的数据都是无关紧要的，你为什么要为数据存储支付 200% 的额外费用，更不用说管理和维护数据所需的各种费用?

总结

对于我启动的这次CIO民意调查，其反馈结果非常广泛且多样，并因具体情况不同而存在差异，对此我并不完全感到惊讶。毕竟，一流企业的CIO们并没有受到“群体思维”的困扰。他们了解总体趋势，专注于为自身的特殊情况制定最佳的战略和战术。

但如果说他们的反馈中有什么共同点的话，那就是 IT 领导者不能因为拥有几乎无限 IT 职责而成为牺牲品。合理化是 IT的核心操作。其利益相关者必须知道IT 资源被分配到哪里以及为什么，同时必须知道维持一个无法产生足够价值的现状其代价是什么。

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